A teljesítmény értékelése és az, hogy hogyan adjunk visszajelzést a munkatársaknak a legtöbb szervezetnek fejtörést okoz, legyen szó családi kisvállalkozásról, vagy több ezer fős multinacionális cégről. Sok szempontból megközelíthető, hogy miért problémás a visszajelzés hiánya, illetve a nem megfelelő módon átadott értékelés. A szervezetfejlesztési és szervezetpszichológiai szakirodalmak nagy hangsúlyt fektetnek arra, hogy az ezekből fakadó hibák hogyan vezetnek a fluktuáció növekedéséhez, a kollégák izolálásához, motiváció hiányhoz, kiégéshez. Szerencsére vannak támpontok, bevált technikák, amelyeket alkalmazva ezek a veszélyek elkerülhetőek.
Fontos aspektusa a visszajelzés adásának az idő és a rendszeresség. Sok esetben a vezetők, team leaderek, menedzserek abba a hibába esnek, hogy bár folyamatosan monitorozzák és véleményezik a munkatársaik teljesítményét, csupán éves szinten adnak visszajelzést. Ilyenkor a munkavállaló abba a helyzetbe kerül, hogy már hónapokkal ezelőtt lezárult projektek, feladatok kapcsán kap akkor már esetenként irreleváns pozitív, vagy negatív értékelést. Az éves visszajelzés gyakran elidegenítő, akár félelemkeltő hatású is lehet, és azt eredményezi, hogy a felettes szinte “ontja” a visszajelzést a kollégára, aki ehhez az év során nem volt hozzászokva.
A legmegfelelőbb hozzáállás az, ha a kollégával előre egyeztetett gyakorisággal ismétlődő értékelési alkalmakat tartunk, például negyedévente. Így erre előre mind a két fél fel tud készülni, még releváns lesz minden komment, és lehetőséget ad az év további részére a fejlődésre.
A lehető legkényelmesebb és biztonságot sugalló környezet megteremtése szintén fontos eleme a helyes visszajelzési metódusnak. Jó ötlet lehet egy olyan feedback (visszacsatolás) megbeszélési struktúrát létrehozni, ami részleteiben alakítható, de alapvető elemeiben minden kollégának az értékelésére alkalmas lehet. A megbeszélés részeit kell hogy képezzék a visszajelzés mellett a fejlődési terv és lehetőségek megbeszélése, egy közös cél kitűzése a következő értékelésig, valamint a munkatárs esetleges visszajelzésének, véleményének meghallgatása.
Egy jól átadott visszajelzés csodákra képes; a munkavállalóknak alapvetően fontos, hogy tudják, jól végzik a dolgukat, választ és lehetőséget tudjanak kapni arra, hogy miben tudnak fejlődni és min tudnak javítani. Az elköteleződés jelentősen javítható egy jó képzési struktúrával egybekötött feedback stratégiával.
Viszont fontos kiemelni, hogy a visszajelzés adása önmagában is egy skill (képesség). Tehát a vezetőnek, HR munkatársnak, team leadernek szükséges elsajátítani ezt a skillt megfelelően, amelyben sokat segíthetnek saját felettesei, munkatársai.
Bevett technikák
Az egyik legismertebb visszajelzési technika a ‘szendvics metódus’. Ez a technika 3 lépést igényel, amely segít kicsit “becsomagolni” az esetlegesen negatív kritikát és könnyebben kezelhetővé teszi az értékelt számára. Az első lépés a dicséret, ami után következhet a kritika, majd ismét dicsérettel zár. Ez egy relatív egyszerű gyakorlat, ami sok esetben működhet, de egyre inkább ódivatúnak számít.
Az egyik talán legnépszerűbb, modern visszajelzési technika a ‘feedback wrap’ (rétegelt visszajelzés) . A technika követői szerint ez a visszajelzési módszer vezet leginkább a proaktív fejlődéshez, amelyben a munkatárs a legmotiváltabb. Kiszakítja az értékeltet és az értékelőt a tantermi tanár-diák típusú értékelési helyzetből, és a változást nem a megfelelési kényszer, a bónusztól való elesés félelme, vagy akár a munka elvesztésének lehetősége motiválja. A ‘feedback wrap’ segítségével egy olyan transzparens értékelési rendszer alakítható ki, ahol mindkét fél jól érezheti magát. Az első lépésben az értékelő szélesíti a kontextust, hogy az értékelt minél inkább megértse a helyzetet. Ilyen tipikus helyzetek lehetnek azok, amelyek a cég jövőjét markánsan meghatározzák: új termék bevezetése, új ügyfél megnyerése, projekt teljesítése. A második lépésben fel lehet vázolni a megfigyeléseket, a felmerülő problémákat, amelyeket egy teljesítményértékelési riport sokszor rendszerezve és összegezve ad az értékelést végző vezetőnek. A harmadik lépés során ki lehet fejteni, hogy ettől az értékelő hogyan érzi magát. Megfogalmazható az esetleges csalódottság, elégedetlenség, kellően asszertív módon. Ezek után fontos elmondani a pontos elvárásokat, hogy az értékelt tudja, legközelebb hogyan tudja jobban elvégezni a feladatát, hogyan elégítheti ki maximálisan az elvárásokat. Tippekkel, tanácsokkal érdemes zárni, például a fejlesztési terv közös kidolgozásával, új célok meghatározásával. Fontos a pozitív zárszó, a fejlődési lehetőség kellő motivációt nyújt a munkatársnak és megerősíti abban a tudatban, hogy a negatív kritika építő szándékú és van lehetőség egyre jobbá válni.
Mivel minden munkahely, szervezeti kultúra, értékelő-értékelt kapcsolat más, nehéz egy általánosan követendő technikát találni, ami minden helyzetben megállja a helyét. De van néhány fontos szempont, amit érdemes betartani, ha visszajelzést szeretnénk adni munkatársainknak.
Pár jó tanács
-
Határozd meg, mi a feedback motivációja! A jól átadott visszajelzés nem bántó, nem túl kritikus, célja a fejlesztés, a fejlődés.
-
Időzítsd! A rendszeres, például negyedéves visszajelzés mellett, ha úgy érzed, hogy alkalmanként is fontos a feedback, időzítsd a feladat elvégzéséhez minél közelebb. Minél élénkebbek mindkettő fél élményei, annál könnyebb érthetően és hitelesen átadni az akár negatív visszajelzést is.
-
Legyél egyértelmű! Kulcsfontosságú, hogy ésszerűen, pontosan és célzottan határozd meg a célt, a KPI-t, vagy akármilyen kritériumot, ami alapján majd a kolléga munkáját értékelni fogod. Kerüld a ködös megfogalmazást: “Nem vagyok elégedett, legközelebb többet várok tőled!” Mondd el érthetően, hogy mi az a több, amire számítasz legközelebb!
-
Soha ne adj visszajelzést nyilvánosan! A feedback átadása mindig személyesen, egy one-on-one meeting keretében történjen meg. Megalázó, kínos és kellemetlen lehet mindenkinek, ha ez publikusan zajlik.
-
Zárj pozitív véleménnyel! A konstruktív kritika és visszajelzése célja a fejlődés és fejlesztés. Az elején kezdj azokkal a dolgokkal, amik javításra szorulnak, ám ügyelj arra, hogy bátorító, lelkesítő, dicsérő gondolatokkal zárd le a megbeszélést, így az értékelt kolléga motiváltan távozik.
-
Koncentrálj a munkatárs viselkedésére! Fontos, hogy a jó feedback a kolléga viselkedését minősíti, nem a személyiségét. Jó észben tartani, hogy a visszajelzés megfogalmazásakor ne bántsuk meg az értékeltet.
-
Vedd figyelembe az egyéni törekvéseket is! Ha esetleg az adott munkatárs nem éri el az előre egyeztetett célokat, KPI-okat, de látod rajta, hogy nagyon törekszik, esetleg önhibáján kívül nem volt teljesen sikeres, vedd észre és értékeld a személyes motivációját, erőbefektetését.
-
Legyen kétoldalú a visszajelzés lehetősége! Értékelni, visszajelzést adni nehéz és sok odafigyelés szükséges hozzá. Ezért lényeges, hogy az értékelt kollégának is legyen lehetősége reflektálni az elhangzottakra, így az értékelő is tudni fogja, hogy célt ért-e a feedback.
A teljesítményértékelési rendszer nélkülözhetetlen információkat szolgáltat prémiumok elosztásához, visszajelzéshez, egyéni fejlesztési tervekhez és karriertervezéshez. Ezzel szemben egy rossz rendszer konfliktust, helyrehozhatatlan károkat, lemorzsolódást okoz! A CX-Ray eszközével a munkatársakkal közösen egyeztetett célok átláthatóak, mérhetőek, értékelhetőek lesznek. A szervezeti célok a munkavállalók egyéni céljaikká válnak a rendszer használatával. Emellett több HR folyamatot is automatizál, könnyen kezelhető, szakmai riportokat biztosító platformot kínál. Amennyiben kipróbálnád a terméket, írj a hello@cx-ray.com-ra egy emailt, vagy kérj ajánlatot itt!
