Arról már többször is írtunk, hogy miért fontos egy jó teljesítményértékelési rendszer használata. A Clear Review kutatása is alátámasztja ezt.
- A jól felépített teljesítményértékelési rendszerrel rendelkező vállalatok alkalmazottainak 83% -a azt mondja, hogy elégedettek a helyzetükkel
- Az alkalmazottak 69% -a keményebben dolgozik, ha tudja, hogy munkájukat megbecsülik
- A jól működő teljesítményértékelési rendszert alkalmazó vállalkozásoknál az alkalmazottak elkötelezettsége csaknem 50% -kal nő.
De a jó teljesítményértékelési rendszer felállítása nem csupán a termék használatának megkezdéséből áll, hanem van pár olyan feladat, ami a cég vezetőire és a HR munkatársakra vár. Ezeknek a megkönnyítésére készült a TÉRinfó cikksorozatunk, amelyekben segítséget nyújtunk a teljesítményértékelési rendszer bevezetése során.
A célok felállítása
A célértékelési rendszer (a teljesítményértékelés egyik fő alkotóeleme) kulcsa a jól meghatározott és a munkavállalóval közösen megfogalmazott cél. Nem mérhető helyesen a teljesítmény, ha maga a cél nincs elég precízen megfogalmazva, teljesíthetetlen a határidő, vagy ha nincs megfelelően priorizálva a munkavállaló további feladataival. Hogyan határozhatunk meg megfelelő célokat?
A jól meghatározott célok:
- Alapot adnak a tervezéshez
- Meghatározzák a kívánt teljesítményt
- Segítik az elköteleződést
- A felépítés fontossága
A célok felépítése a jó célok megfogalmazásának a lényege. Első lépésként a vezető dolga a stratégiai tervezés. Meg kell vizsgálni a szervezetet körülvevő környezetet, ehhez a STAPLE (társadalmi, technológiai, környezeti, gazdasági, politikai, jogi és oktatási) analízis nyújthat segítséget. Így felmérhetővé válik, hogy milyen hatások befolyásolhatják a cég működését. Ezután a belső környezetre érdemes koncentrálni: humán-, és anyagi erőforrások, a fő skillek, a szervezet örökségei és a szervezeti kultúra. A COPS analízis segíthet ebben, amely négy téma mentén segít megfigyelni a belső környezetet: a kultúra (szokások), a szervezet (felelősségi körök megoszlása), az emberek (a munkavállalók hozzáállása) és a rendszer (kialakult munkafolyamatok). Ha a külső és belső környezetet meghatároztuk, fontos a víziót és a missziót meghatározni. Amennyiben a szervezet már rendelkezik jó, minden munkavállaló számára világos és a cég aktuális helyzetéhez igazodó vízióval és misszióval, a stratégiai célok könnyen kitűzhetőek. A hosszú távú, a cég vízióját elősegítő stratégiai célokat pedig érdemes rövid távú, speciálisan adott területekre vonatkozó célokká lebontani, amelyekből az egyéni célok is könnyen körvonalazódnak. A területekre lebontott rövid távú célokat fontos az egész szervezettel ismertetni, majd a divíziók vezetői külön-külön megbeszélik az egyéni célokat az adott munkavállalókkal.
- Együttműködés
Lényeges a jó teljesítményértékelési rendszer bevezetésénél leszögezni azt, hogy akkor lesz ez a leghatékonyabb, ha minden munkavállaló egyetért a rendszerrel, átlátja azt és világos számára, hogy mit várunk el tőle. Ha homályos a teljesítmény fogalma, rosszul körvonalazottak a célok, illetve ha csupán kézhez kapják a kollégák a céljaikat, a leghatékonyabb és addig túlteljesítő munkatárs teljesítménye is rohamosan romlani fog. Tehát az első és talán legfontosabb tanács az, hogy együtt fogalmazzuk meg a célokat! A teljesítményértékelés gyakoriságától függően, hetente, kéthetente, vagy havonta érdemes arra időt szánni, hogy az értékelést végző vezető egyesével leüljön beosztottjaival és átbeszéljék feladatait, majd közösen határozzák meg az értékelendő célokat. Így a munkatárs magáénak érzi a feladatot, azt érzi, hogy hozzátesz a szervezet sikereihez, a szervezetnek fontos célokat saját személyes céljaiként fogja kezelni.
- A beszélgetés
A célmeghatározó beszélgetés, a jól felépített célértékelés és a hatékony teljesítményértékelés sikerének kulcsa az együttműködés. A beszélgetés során a közvetlen felettes kommunikálja a csapat céljait elsősorban a beosztottal. Ezután a beosztottal közösen egyéni célokat fogalmaznak meg, ami a csapat céljaihoz aktívan hozzájárul. Minden ilyen, közösen megfogalmazott egyéni célt rögzíteni kell, határidőhöz kötni és részleteiben megbeszélni, ennek írásos nyoma is fontos hogy legyen. Ez mind a munkavállaló, mind a felettes számára biztosíték lehet. Az egyéni célokat mindig szükséges nyomon követni, mérni és végül értékelni!
A jól kialakított cél:
- Konkrét
- Részletes
- Érthető
- Számszerűsíthető, vagy legalábbis mérhető
- Teljesíthető és reális
- Határidőhöz kötött
A STAPLE analízis például a COVID-19 okozta helyzetben kiemelkedően fontos, nem megfelelő cél például, hogy a rendezvények által generált ügyfelek számának növelése egy sales munkatárs esetén, hiszen 2020 márciusától a rendezvények jelentős korlátozásoknak vannak kitéve, vagy akár meg sem valósíthatóak. Ezért fontos a célok nyomon követése, hogy megváltoztathassuk/revízionáljuk őket, ha a helyzet úgy kívánja.
- MBO, egy lehetséges megoldás
A Management by Objectives, azaz Célközpontú vezetés lényege, hogy a munkavállalók számára a szervezeti célokhoz kapcsolódva egyéni célokat alakítanak ki, hogy azok teljesítésével párhuzamosan hozzájáruljanak a szervezet céljainak teljesítéséhez is. Ezeket az egyéni célokat megadott időközönként a munkavállaló és a vezetője közösen határozzák meg, majd az időszak végén értékelik őket. A módszer feltétele, hogy a munkavállalók számára egyértelmű és tiszta legyen, mik a szervezet céljai. Az is lényeges, hogy az egyén számára meghatározott célok mérhetőek legyenek. Ehhez a vezetési módszerhez szorosan kapcsolódik a felhatalmazás kérdésköre is, hiszen az MBO során a célokat bár közösen dolgozzák ki a munkavállalók a feletteseikkel, azt, hogy az adott célt hogyan éri el az illető, egyedül ő határozza meg. A Célközpontú megközelítés lehetőséget teremt a teljesítmények értékelésére, ezenfelül pedig megágyaz egy együttműködő vezető- beosztott működésnek is, ahol a munkavállalónak a felettesével együtt lehetősége van tervezni, vitázni, ellenőrizni.
Egy jól kialakított célértékelési rendszer tehát nem csak a teljesítményértékelés- és menedzsment része lehet, de az elkötelezettséget és bevonódást is növelheti a munkavállalók körében azzal, hogy a munkavállaló úgy érzi, az egyéni céljainak teljesítésével hozzá tud járulni a szervezet céljainak eléréséhez.A CX-Ray legújabb terméke, a Teljesítményértékelési rendszer december 31-ig ingyenesen kipróbálható 100 bármekkora és bármilyen iparágban tevékenykedő cég számára! A rendelkezésre álló 100 helynek több, mint a fele már betelt, amennyiben szeretné kipróbálni a hello@cx-ray.com emailen keressen minket bátran!
