Adódhat a kérdés, hogy miért is módosítana bárki egyáltalán, egy általa jól beváltnak vélt teljesítményértékelési rendszeren? Tapasztalataim szerint erre egyszerű a válasz, mert az esetek túlnyomó többségében a digitalizáció kérdése áll a háttérben. Elérkezett Magyarországra is a digitális forradalom, igaz pár év késéssel, de elkezdték a cégek meglátni a lehetőséget ezekben a megoldásokban, azt, hogy ezáltal mennyivel hatékonyabb és elérhetőbb számukra nem csak a teljesítményértékelés digitalizációja, hanem gyakorlatilag bármi, amit digitálisan meg tudunk oldani.
Alapvetően érdemes belátnunk azt a felvetést is, hogy nem mindig szükséges digitális megoldásokat választanunk. Tökéletesen tud működni papír alapon vagy excel táblákban is a teljesítményértékelés, de van egy nagyon fontos aspektusa ennek. Csak kis létszámnál, pl családi vállalkozás formájában vagy tényleg viszonylag alacsony, mondjuk 5-15 fős létszámig tud beláthatóan hatékonyan működni (szerk.: Személyes megjegyzésem, hogy ha megteheti a vállalkozás és van rá lehetősége alkalmazzon digitális megoldást, a későbbiekben kitérek az előnyeire). De e-létszám fölött elkezd fordítottan exponenciálisan növekedni a ráfordított idő és a hatékonyság. Minél nagyobb egy szervezet, még ha jól strukturált is, annál nehezebbé válik a teljesítményértékelési rendszer effajta kezelése és egyre inkább csak azt érezzük, hogy elveszünk az adattengerben, mert nincs egy jól látható, vizuálisan megjelenő eszközünk, ami segít szegmentálni és rendszerezni az adatainkat. Pontosan ezért érdemes digitális megoldásokban gondolkodnunk, ahol ezeket a terheket leveszik a vállunkról, kis túlzással csak kattintgatnunk kell a rendszerben, mert jobb esetben a megbízott cég még a beállításokat is elvégzi számunkra.
Mindemellett tudom azt is, hogy Magyarország az ezer excel táblák nemzete és imádunk mindent táblázatokban vezetni. Félreértés ne essen, nem a táblázatok ellen beszélek, mert jó magam is nagy rajongója vagyok és ha tehetem alkalmazom is, de vannak helyzetek amikor csak megnehezíti az életünket. Gondoljunk csak bele, hogy adott esetben egy 100 fős cégnél, ha minden dolgozót leértékelünk ez mennyi idő és energia. Arról már nem is beszélve, hogy mennyire macerás az egyéni értékelések leszűréseit kezelni, vagy csak egy egyszerű riportot generálni ennyi adatból, míg egy digitális megoldásnál ez adott esetben 1 gombnyomás. Azt még nem is vettem számításba, hogy mennyi idő elkészíteni egy olyan táblázatot (vagy hasonló eszközt, amivel tudjuk rögzíteni a kívánt adatokat), amiben jól strukturáltak és nyomon követhetőek az adatok, illetve mindenki számára megfelelő.
Arra külön már ki sem térnék, hogy ugyanezt a munkafolyamatot papíralapon végrehajtani és lekövetni mennyi plusz erőforrást követel. Hozzáteszem tudomásom van a mai napig is olyan esetekről, ahol a nagy fokú a bizalmatlanság miatt bármilyen visszajelzést csak anonim módon és papír alapon hajlandóak kitölteni a munkatársak. Ez esetben viszont azt gondolom, hogy nem a teljesítményértékelés digitalizálásával szükséges foglalkoznunk, hanem a szervezeti kultúra fejlesztésével érdemes kezdenünk.
Miért is lehet akkor számunkra hasznos egy digitális megoldás? Azt gondolom erre egészen egyszerű a válasz, a hatékonyság. Számos erőforrást szabadít fel egy digitális teljesítményértékelési megoldás, jellemzően jóval többet, mint amennyit leköt, de legalábbis hosszú távon biztosan. Mindezek mellett pedig szebbek, látványosabbak, jobb vizuális megoldásokat alkalmaznak, mert ezek sem utolsó szempontok, illetve jellemzően sokkal könnyebben használhatóak és riportálhatóak. Fontos azt is megjegyezni, hogy számos terhet vesz le a feladatot végző kolléga válláról, hiszen sok mindent tud adott esetben automatizálni ezáltal nem vesz el tőle felesleges munkaórákat. Sőt található a piacon olyan megoldás is ma már, ami még a teljesítményértékelési beszélgetést is segít levezényelni a vezető számára, hiszen minden munkatárs egyéni eredményeiről egy részletes, kompetenciánként kibontott eredményriportot kap kézhez, fejlesztési tervvel egybekötve.
Hátránya lehet egy digitális megoldásnak az előbbiekkel szemben, hogy komolyabb anyagi ráfordítást igényel. De szerintem ma már ez nem jelenthet kérdést, egy fejlődni vágyó cég számára. Érdemes mindig mérlegelni, hogy az előbbi eszközök használatának van-e díja. Laikusként rögtön rávágnánk, hogy nincs. Pedig, ha figyelembe vesszük például a nyomtatást, de sokkal inkább teljesítményértékelést végző személy idejét rögtön megváltozik az egyenlet. Amíg elkészíti, megszervezi, összesíti adminisztrálja a felméréseket és azok eredményét, kiesik a munkából, nem tud mással foglalkozni. Ezt az időt fizetjük meg. Itt érdemes mérlegelni, hogy az eszköz díja ezzel arányban van-e. Jellemzően nem, mert egy digitális eszközt olcsóbb megvenni, mint egy erre képesített szakembert megbízni és az ő vagy saját munkatársunk idejét kifizetni. De szintén hosszú távon biztosan kifizetődőbb, már pedig egy teljesítményértékelési rendszert jellemzően nem egy évre vásárolunk. Tapasztalataim szerint a KKV szektorban ezek a kérdések merülhetnek fel.
Multi környezetben azt gondolom ma már nem kérdés az, hogy digitális megoldásokat alkalmaznak a teljesítményértékelésre. Ott más szempontokkal szembesülünk, leginkább azzal, hogy saját fejlesztés vagy külsős megoldás legyen a választás. Itt szintén érdemes mérlegelni mind a két esetben a díjazást, a mögötte lévő support szolgáltatást (ez általában kiemelten fontos tényező az erőforrás kihasználtság miatt) vagy akár, hogy meddig kapunk frissítést az eszközhöz. Melyik megoldás testre szabhatóbb és melyik sablonos, melyik alkalmazható jobban a vállalati környezetben, illetve mit várnak el a vezetők? Hosszú távon melyik a kifizetődőbb megoldás? Elképzelhető, hogy lefejleszteni egy rendszert drágább és egy idő után elévül, ha nem rendelünk hozzá frissítéseket, míg egy termékhez, amin folyamatosan dolgoznak olcsóbb hozzájutni általában és folyamatos eszköztámogatás is kapunk. Bár előbbi esetben olyan lesz a megoldás, amit 100%-osan elvárnak tőle, utóbbi esetben elképzelhető, hogy kompromisszumokat kell kötnünk.
Másik nagy kérdés, hogy van e központi irányelv, amit be kell tartanunk? Meg kell vizsgálni, hogy mit enged meg a központ és mik azok a tényezők, amik már nem férnek bele, nincs beleszólásunk. Sok esetben egy kirendelt értékelő rendszer van meghatározva, amitől nem lehet és nem is szabad eltérni. Viszont találkoztam nem egyszer azzal a megoldással is, hogy a központ csak irányelveket határoz meg, de lokálisan mindenki olyan megoldást alkalmaz, amit szeretne. Egy a lényeg, feleljen meg a központi elvárásoknak is. Véleményem szerint ez utóbbi megoldás, az, ami kifizetődőbb, persze érdemes figyelembe venni azt is, hogy mi a célunk vele.
Hogyan is kezdjünk neki egy új TÉR kialakításának?
Első és legfontosabb szerintem a konszenzusra való törekvés. Muszáj mind a vezetőkkel, mind a rendszer használóival is megértetnünk, hogy olyan megoldás nem fog születni, ami minden és mindenki elvárásának 100%-ban megfelel. Viszont törekedhetünk a legjobb megoldás elérésére. Sok esetben tapasztalom azt, hogy cégek megpróbálják ezt a kérdés kört egy vezetői megbeszélésen vagy sprint meetingen letudni, ahol bedobják a többi téma közé és megpróbálnak egy döntésre jutni. Érdemes számításba venni azt, hogy egy teljesítményértékelésirendszert jobb esetben nem 1 évre vezetünk be. Általában ez egy hosszú távú együttműködést feltételez, mert nagyon sok idő és munka kialakítani, illetve működtetni, egyszerűen felesleges időpazarlás évente váltogatni a teljesítményértékelési rendszert.
Pontosan ezért erre mindenképp érdemes egy külön vezetői meetinget tartani, ahol szigorúan nincs más téma, csak is és kizárólag az új (digitális) teljesítményértékelésirendszer kialakítása. Érdemes ezt egy ötleteléssel egybekötött meetingen megvalósítani, ahol felírjuk minden vezető elképzelését és elvérásait, de fontos, hogy első körben még ne szűrjünk ezeket között. Hagyjuk a gondolatokat szabadon futni. Érdemes az alábbi kérdést feltenni „Amennyiben korlátlan erőforrás állna a rendelkezésetekre ti mit választanátok?”. Ezek után mikor megszülettek az ötletek érdemes kiszűrni az irreális elvárásokat, majd pedig fontólóra venni, hogy mely ötletek azok, amik a legfontosabbak és mindenképp szeretnénk megvalósítani és mely ötletek, amik kényelmesebbé jóbbá tennék az eszközt, tehát nice to have (jó, ha vannak) funkciók.
Amikor teljesen letisztult képet kaptunk arról, hogy pontosan mire is van szükségünk érdemes elkezdeni körbe járni a piacot, hogy milyen megoldások érhetőek el és kiválasztani azt, ami a legtöbb elvárásunknak megfelel. Ezt pedig egy nagyon hosszú folyamat követi, aminek a részleteiben most nem mennék bele, inkább foglalkozzunk a gyakorlati részével.
Amint megvolt a számunkra legmegfelelőbb eszköz kiválasztása és sikerült egy demot/ pilotot is futtatnunk elkezdődhet a bevezetés. Nagyon fontos ennél a pontnál a megfelelő kommunikáció a rendszer használói felé. Mivel egy munkavállaló sem szereti, ha az általa jól beváltnak vélt rendszereket megváltoztatják, érdemes a kommunikációban kitérni a változás okaira, hogy miért jutott a vezetőség erre az döntésre és szerintünk miért a legjobb lehetőséget választottuk, illetve ez mivel fog járni a munkavállalók számára. Ha ezekre odafigyelünk akkor kisebb lesz az esély arra, hogy kérdéseket hagyunk a dolgozókban ezáltal csökkentve az ellenállásokat a rendszerben és könnyítve az új eszköz bevezetését.Egy új TÉR bevezetése vagy lecserélése, komoly döntés egy cég életében és felelőséggel jár, fontos, hogy mindenki kivegye a részét ebből a folyamatból, a főbb döntési pontok közös megegyezéssel szülessenek meg, mert csak így garantálható, hogy a bevezetett digitális megoldást jó eséllyel mindenki elfogadja, szívesen használja és hosszú távon kiszolgálja a céget, ezzel rengeteg időt és energiát megspórolva.
A cikk szerzője Megyeri Benjámin, a CX-Ray key account menedzsere. Benjámin tanulmányait az Óbudai Egyetem műszaki menedzser szakán folytatta így széles látókörrel érkezett csapatunkhoz. Jelenleg korábbi sales tapasztalatait kamatoztatja a Business Development csapat tagjaként. Az elmúlt fél év során fő fókusza a teljesítményértékelési rendszer bevezetésén volt különböző ügyfeleinknél, cikksorozatunkban az ehhez kapcsolódó tapasztalatait fogja megosztani.
A teljesítményértékelési rendszer nélkülözhetetlen információkat szolgáltat prémiumok elosztásához, visszajelzéshez, egyéni fejlesztési tervekhez és karriertervezéshez. Ezzel szemben egy rossz rendszer konfliktust, helyrehozhatatlan károkat, lemorzsolódást okoz! A CX-Ray eszközével a munkatársakkal közösen egyeztetett célok átláthatóak, mérhetőek, értékelhetőek lesznek. A szervezeti célok a munkavállalók egyéni céljaikká válnak a rendszer használatával. Emellett több HR folyamatot is automatizál, könnyen kezelhető, szakmai riportokat biztosító platformot kínál. Amennyiben kipróbálnád a terméket, írj a hello@cx-ray.com-ra egy emailt, vagy kérj ajánlatot itt!
