Ki és mit? Szerepek a teljesítményértékelési rendszer bevezetésében

Az elmúlt hónapokban rengeteget foglalkoztunk a teljesítményértékelés és a teljesítményértékelési rendszer témájával, most pedig hoztunk pár gyakorlati tippet a vezetőknek és a HR-es munkatársaknak, ahhoz hogy a lehető leggördülékenyebben be tudják vezetni a digitalizált teljesítményértékelési rendszert.

Vezetőként mi lehet a szerepünk a teljesítményértékelési rendszer bevezetésében?

• Előkészítő meeting megszervezése. Célunk meghatározni, hogy jelenleg hol állunk és hova szeretnénk eljutni. A „hogyan” itt még nem fontos. (attól függően, hogy a HR vagy a vezetés részéről születik meg előbb a gondolat a TÉR megreformálása kapcsán)
• Vezetőtársaim bevonása és támogatása (annál sikeresebb és eredményesebb lesz egy új eszköz bevezetése, illetve tartós használata minél több vezető támogatja)
• Brainstorming és pontos célmeghatározás. Itt már tudunk kell, hogy pontosan hova szeretnénk eljutni az új rendszerrel, mi a célunk vele és ezt, hogyan, milyen erőforrások bevonásával fogjuk kivitelezni. Ezzel kapcsolatban valószínűleg minden vezetőnek lesz egy határozott álláspontja, cél, hogy ezek az álláspontok a lehető legközelebb kerüljenek egymáshoz, és legyünk kompromisszum képesek
• HR feladatok kitűzése. Piac kutatás, megfelelő partnerek kiválasztása, tender kiírása, cég és beszerzés mérettől függően.
• Szükséges erőforrások allokálása mind humán mind pénzügyi szempontból. Határozzuk meg a projekt stakeholdereit és tűzzünk ki, célokat, illetve határidőket. (ez akár az előző ponttal párhuzamosan)
• Tárgyalások lebonyolítása. Amennyiben a lehetséges partnereket külön- külön is meghallgatjuk. (Fontos az első kiválasztási kört megfelelő, ha a HR végzi és ők már csak a tényleges lehetséges partnerekkel kötnek össze minket, ezzel időt spórolva nekünk). Készüljünk fel ezekre a tárgyalásokra, előzetesen kérjük el a HR-sektől a cég ismertető anyagait, nézzünk utána a cégeknek, érdeklődjünk, ha lehetséges kérjünk pilot projektet, hogy bele lássunk a rendszer gyakorlati oldalába is
• Vezetői döntés Miután kipróbáltuk a lehetséges eszközöket és gyakorlati tapasztalatokat is szereztünk a rendszer használatával kapcsolatban, szervezzünk egy vezetői meetinget, ahol csak és kizárólag a TÉR megreformálása a témakör. Egyeztessük álláspontjaikat, mind negatívumokat mind pozitívumokat és hozzuk meg közösen a végső döntést ezzel kapcsolatban. Pro tipp: ha van olyan rendszer, ami nagyon szimpatikus mindenki számára, de nem tud egy fontos funkciót amira szükségünk lenne, egyeztessünk ismét a céggel, mert elképzelhető, hogy találunk közös megoldást a problémára
• Szervezeti kommunikáció. Ha van rá lehetőség vonjuk be a HR csapatot is a folyamatban és ne felejtsük megemlíteni, hogy mekkora szerepük volt ebben nekik is

HR-s feladatok egy teljesítményértékelési rendszer bevezetése kapcsán:

• Előkészítő meeting megszervezése. Célja meghatározni, hogy jelenleg hol állunk és hova szeretnénk eljutni. A „hogyan” itt még nem fontos. (attól függően, hogy a HR vagy a vezetés részéről születik meg előbb a gondolat a TÉR megreformálása kapcsán)
• Egy olyan információs csatorna létrehozása, amiben az összes érintett résztvevő szerepel, hogy a kommunikáció folytonos és transzparens legyen. Ez lehetőséget fog adni az ad-hoc jellegű brainstromingoknak is, amelyek előre lendíti a folyamatot.
• Vezetők és a HR csapat elkötelezettségének erősítése az újítás kapcsán. Ugyanúgy ahogy a vezetői résznél, így itt is fontos, hogy minél több résztvevő a lehetőséget és a potenciális fejlődést lássa a projektben, ne pedig a felesleges időpazarlást. Ezt a képzetet megteremteni egy nagyon fontos feladat a HR részéről és biztosítani kell a vezetőket, hogy a terheket levesszük ezzel kapcsolatban a vállukról, nekik csak a főbb kérdésekben kell dönteniük.
• Brainstroming alkalom megszervezése, ahol már a rendszerről gondolkozunk közösen. Milyen fontos funkció legyenek, mik a szükségesek és mik a nice to have kategóriák. Ezeket az igényeket egy közös transzparens dokumentumban rögzítsük, ami elérhető minden résztvevő számára, hogy ha a későbbiekben is lennének ötleteiket azokat szabadon megoszthassák, illetve hozzá tehessék. (pl egy google dokumentumban kommentként)
• Előzetes szervezeti kommunikáció a tervekről, lehetőségekről és a pozitívumok kiemelése, hogy ez milyen előnyökkel fog járni a rendszer használói számára. Illetve ezen időszakban türelem kérés, mert a vezetők és a hr-sek is leterheltebbek lehetnek. Ne zárkózzunk el az lentről jövő ötleteléslehetőségétől sem, mert elképzelhető, hogy kaphatunk 1-2 hasznos tippet vagy ötletet.
• A meghatározott szempontok alapján cégek megkeresése, ajánlatok bekerése, tárgyalások leszervezése. Ha tendereztetünk akkor a tender kiírás elkészítése vagy elkészíttetésé erre szakosodott kollégával/ partner céggel.
• Előzetes kiválasztása a cégeknek, lehetséges jelöltek meghatározása és a velük való további egyeztetések leszervezése. Esetleg erre nyitott vezetők bevonása a tárgyalási folyamatba
• Pro tipp: Ne hagyjuk információ nélkül a projektben résztvevőket. Az elején kialakított közös információs csatornán mindig írjunk egy pár sort, hogy jelenleg hol tart a folyamat. Ha van olyan hét, amikor nem történik komolyabb előrelépés ezt is közöljük, mert minden információ fontos. Manapság viszont rengeteg információval vagyunk elárasztva így ezek a visszajelzések vagy főbb pontok, lényegre törőek legyenek és csak a szükséges infót hordozzák. Esetleg ezeket emeljük ki, hogy később is vissza tudjuk követni kivel mikor mi történt
• Amennyiben megtaláltuk a szempontjainknak leginkább megfelelő partnereket szervezzünk közös megbeszélést a partnerjelöltek és a cégvezetése között. Segítsük a vezetőinket a tárgyalásra való felkészülésben. Kérjünk ismertető anyagokat a cégről, linkeljük be az elérhetőségeiket és honlapjukat, hogy a vezetőink felkészülten érkezhessenek a megbeszélésre. Minden infó a céggel kapcsolatban hasznos lehet. Ha van rá lehetőség kérjünk demo fiókót is.
• Pilot projektek megszervezése. Résztvevői kör és demóidőszak meghatározása, hozzáférés kérése a rendszerekhez.
• Pilotprojektek lezárultával meeting szervezése a résztvevői körrel, feedback kérés és közös ötletelés.
• Vezetői döntéshozó megbeszélés szervezése. Először beszéljük meg a pilot projekt tapasztalatait és ezután hozzuk meg a számunkra legoptimálisabb döntést.
• Visszajelzés a résztvevő cégeknek a döntésünkről, ezzel párhuzamosan szervezeti kommunikáció, azon pontokkal, amit a vezetőknél is kiemeltem. Sajnos ezt a lépést, sokan elfelejtik. Ne feledkezzünk meg róla és váljunk komolytalanná. Ha árajánlatot kérünk minden esetben pozitív és negatív döntés esetén is tiszteljük meg azzal a másik felet, hogy értesítjük az eredményről. Sajnos ez sok esetben elmarad.
• Szerződések menedzselése. Előkészítés a nyertes céggel, illetve a jogászokkal. Aláírások és számlázási feltételek meghatározása.
• A rendszer használatához szükséges információk és adatok begyűjtése, rendszerezése a cég által nyújtott sablonok alapján
• Rendszer setupolása attól függően, hogy nekünk kell megtennünk ezt a lépést vagy a szerződött cég végzi el ezt a folyamatot

A cikk szerzője Megyeri Benjámin, a CX-Ray key account menedzsere. Benjámin tanulmányait az Óbudai Egyetem műszaki menedzser szakán folytatta így széles látókörrel érkezett csapatunkhoz. Jelenleg korábbi sales tapasztalatait kamatoztatja a Business Development csapat tagjaként. Az elmúlt fél év során fő fókusza a teljesítményértékelési rendszer bevezetésén volt különböző ügyfeleinknél, cikksorozatunkban az ehhez kapcsolódó tapasztalatait fogja megosztani.

A teljesítményértékelési rendszer nélkülözhetetlen információkat szolgáltat prémiumok elosztásához, visszajelzéshez, egyéni fejlesztési tervekhez és karriertervezéshez. Ezzel szemben egy rossz rendszer konfliktust, helyrehozhatatlan károkat, lemorzsolódást okoz! A CX-Ray eszközével a munkatársakkal közösen egyeztetett célok átláthatóak, mérhetőek, értékelhetőek lesznek. A szervezeti célok a munkavállalók egyéni céljaikká válnak a rendszer használatával. Emellett több HR folyamatot is automatizál, könnyen kezelhető, szakmai riportokat biztosító platformot kínál. Amennyiben kipróbálnád a terméket, írj a hello@cx-ray.com-ra egy emailt, vagy kérj ajánlatot itt!