Egy kis csapat esetén is fontos, hogy a vezető tisztában legyen a csapattagok hangulatával, a felmerülő nehézségekkel és problémákkal. A CX-Ray Pulse felmérés erre nyújt könnyen kezelhető platformot. Az InCash csapata megosztotta velünk tapasztalatait.

Az InCash Ügyvitel Zrt. egy 9 fős szoftverfejlesztő cég, akik számlázó, készletnyilvántartó valamint vállalkozásirányító programokat fejlesztenek. A csapat a CX-Ray termékek egyik legkorábbi és legkitartóbb használói. Első, hálózatelemző felmérésüket 4 éve indították, a Pulse felmérésen keresztül pedig a kollégák napi szinten adnak visszajelzés, immáron 2 éve folyamatosan. Az ő példájuk jól mintázza, hogy az állandó hangulati monitorozás és visszajelzésadás lehetősége építő jelleggel lehet a mindennapokra, és könnyen beépülhet a szervezeti működésbe.

A csapat

A 9 fős cég jellegzetessége, hogy a tagok 3 telephely között vannak szétosztva, így a munkatársak között nincsen folyamatos napi kapcsolat. A munkaköri elhatárolódások miatt funkcionálisan is teljesen különállóak a dolgozók, hiszen teljesen más egy fejlesztő csendes, önálló munkavégzése, mint egy értékesítőé, aki állandó kapcsolatban van az ügyfelekkel. A munkaköri diverzitás ellenére nagyon közvetlen, baráti a légkör – néha már-már érezhetőek a hierarchikus távolság hiányának nehézségei. Ugyanakkor a közeli kapcsolatok által mindenki értesül a szervezetben zajló döntésekről, történésekről, a vállalat működése teljesen transzparens. Minden kolléga régóta része a csapatnak, hiszen alacsony a fluktuáció, így nem is tudnak más működési módot elképzelni.

A telephelyek közötti fizikai távolságból adódóan a kommunikációra és a különböző információs platformokra nagy hangsúlyt kell fektetni, és folyamatosan szükséges támogatni az információ megfelelő áramlását. Ennek kapcsán találtak rá 4 évvel ezelőtt a CX-Ray Team hálózatelemző eszközre. Később elindították a Pulse termék kipróbálását is – és azóta is napi szinten használják a szoftvert. „Vezetőként nagyon örültem neki, hogy a kollégák aktuális közérzetéről folyamatos képet kaphatok. Nem gondoltam előre, hogy az eredetileg korlátozott időre tervezett felmérés folyamatosan része lesz mindennapjainknak.” – vallja Petrovics András, az InCash Ügyvitel Zrt. ügyvezető igazgatója.

A felmérés

A felmérések a vállalatban teljesen önállóan kerültek bevezetésre. A CEO önmaga hozott létre egy fiókot a csapatnak, és ő az is, aki monitorozza a válaszokat, illetve ha kell, lépéseket tesz a kollégák jobb körülményeiért, hangulatáért.

A munkatársak minden munkanapon délután kapnak egy személyes linket, amely átvezeti őket a kitöltő felületre. Egy egyszerű kérdésre kell csak válaszolni: „Mennyire vagy boldog ma?”. A válaszadásban segítenek a kiválasztható mosolygós (vagy éppen szomorú) fejek, de szöveges kommentre is lehetőség van. A lassan két éve futó napi szintű felmérést rendületlenül töltik ki a munkatársak, minimum a csapat fele válaszolni szokott még egy pörgős napon is.

Rendszeres visszajelzés

A termék használatában a legnagyobb kihívás a visszajelzések aktív monitorozása. Az InCash csapatának vezetője figyeli a munkatársak válaszait. Ez egy kis csapatnál nehezen megszokható extra feladat, hiszen az ügyvezető is aktív csapattag, kiveszi a részét a munkából. Éppen ezért előfordult, hogy egy intenzívebb, nehezebb időszakban 2 hónapig nem nézett rá az eredményekre. Ezek a hetek megterhelőnek bizonyultak az egész csapat számára. Törvényi változások miatt ugyanis minden ügyfelüket érintő feladatuk volt, amit határidőre teljesíteni kellett. A határidő után a vezető visszanézte az elmúlt két hónap kommentjeit. „Az egyik kollégám beírta, hogy <<Ha ezt a kommentet látod, meghívlak egy pohár sörre!>> Kicsit megkésve, de behajtottam rajta.”  mondja Petrovics András.

Az ilyen és ehhez hasonló üzenetekkel a kollégák is megbizonyosodhattak arról, hogy észrevételeik nem csak süket füleket találnak, nem hiába válaszolnak minden nap. Az InCash csapatában kultúrája lett a Pulse felmérésre való reflektálásnak. A vezető a heti meetingeken visszajelez a csoportnak, ha pedig valami kiugró eset van, intézkedik. Ha nem csak arról van szó, hogy rossz nap van például az ügyfélszolgálaton, azonnali reakció érkezik. Egy kolléga például hosszútávon jelezte, hogy sok a feladata, nem bír vele és nem tudja tartani a munkatempót. Ennek következtében csapatszintű skype meetinget tartottak, hogy megnézzék, ki tud átvállalni néhány feladatot az érintett munkatárstól.

A csapat több mint két éve monitorozza a munkatársak teljesítményét, nemcsak értékelési szempontok miatt, hanem a vállalati leterheltség megfigyelése érdekében is. A Pulse mindennapi hangulatmonitorozása jól kiegészíti a teljesítmény mérőszámait és segíti, hogy a gyorsan orvosolandó problémák eljussanak a vezetőhöz.

CX-Ray Kft.
Adatkezelési nyilvántartási szám:
NAIH_144063/2018

T: +36 30 390 0198
E: hello@cx-ray.com