Hálózatelemzés a munkahelyen – gyakorlati tippek az eredmények felhasználásához
A hálózatelemzés nem teljesítményt mér! Szerepköröket és kapcsolatokat vizsgál. A hálózatok mindig pillanatképek, a szervezet aktuális lenyomatai. Érdemes rendszeresen vizsgálni őket, mivel egy-egy újonnan felvett munkavállaló is megváltoztathatja a hálózatot.
A szervezeti hálózatelemzés eltér a munkavállalók által megszokott felmérésektől, például az elégedettségfelméréstől vagy a kompetenciaértékeléstől. Ezért nagyon fontos az alapos kommunikáció a hálózatelemzés előkészítése során. A kollégáknak érteniük kell a felmérés célját és fontosságát.
Információáramlás és munkafolyamatok
Az információ és az együttműködés útjának feltérképezése talán a hálózatok legklasszikusabb felhasználása. Munkahelyi környezetben is kiemelkedően fontos megvizsgálnunk, honnan hová halad az információ, és kik a kommunikáció csomópontjai. Emellett azt is, hogy a munkafolyamatok hol szakadnak meg, vagy hol keletkeznek „felesleges” együttműködések.
Az információáramlás iránya sokat elmond egy szervezeten belül a kommunikációról. A hálózatelemzések egyik jellegzetessége, hogy két pont, azaz személy, közötti kapcsolatot négyféleképpen képesek leírni. Lehet kölcsönös, hiányzó, illetve az egyik vagy a másik irányba haladó kapcsolat.
Hálózatelemzéssel vizsgálhatjuk egy-egy vezető stílusát és szerepét is. Ehhez megnézzük, hogyan néz ki körülötte az információs és a munkafolyamatok hálózata. Vajon megfelelően delegál, vagy mikromenedzsel? Elegendő információt kap a csapatától, vagy máshonnan szerzi be? A beosztottjai kapnak tőle információt, vagy másik vezetőtől szerzik be? Vezetőként együttműködik a megfelelő társosztályok vagy csapatok vezetőivel?
Információáramlás
Az információáramlás vizsgálatakor meg tudjuk nézni, kik az úgynevezett kiaknázatlan források a szervezetben. Ők gyűjtik az információt, de maguk nem továbbítják azt. Ezekre a személyekre azért kell különösen figyelni, mert megakaszthatják a folyamatokat. Az információ visszatartása ugyanis a szervezeten belüli tudásátadást is akadályozhatja.
Érdemes fenntartásokkal kezelni az eredményeket, hiszen nem mindegy, milyen szervezetről beszélünk. Egy személy pozíciójának és feladatkörének vizsgálata nélkül nem szabad messzemenő következtetéseket levonni.
Ha azt látjuk, hogy valakihez beérkezik az információ, de ő nem továbbítja, először vizsgáljuk meg a pozícióját. Például egy külsős szakértő esetében, aki auditálja a folyamatainkat, teljesen érthető, hogy információkat gyűjt. Azokat azonban nem feltétlenül továbbítja mindenkinek a szervezeten belül. Ellenben ha egy salesvezető csak gyűjti az információkat, felvetődik a kérdés, hogyan dolgozik együtt a marketinggel vagy a logisztikával.
Az információelosztó csomópontok azonosítása azért fontos, mert kiesésükkel megszűnhet a kommunikáció két személy vagy akár két szervezeti egység között. Ez előfordulhat például hosszabb szabadság vagy a szervezet elhagyása esetén. Ha azonban azonosítjuk ezeket a csomópontokat, előre felkészülhetünk az adott kolléga helyettesítésére. Emellett új információs útvonalat is kialakíthatunk.
Munkafolyamatok
Ha csak a munkafolyamatok hálózatát vizsgáljuk, megállapíthatjuk a különböző csapatok működésének mintázatait. Szervezeti szinten is láthatjuk, hogy megvalósulnak-e a vezetők által meghatározott folyamatok. Egyértelművé válhat, kik azok, akik izoláltan működnek, és nem kapcsolódtak be a csapat munkafolyamataiba.
Ez különösen hasznos nézet lehet az onboarding sikerességének felmérésekor. Így megvizsgálhatjuk, mennyire sikerült az újonnan érkező munkavállalók beilleszkedése.
Az információ és a munkafolyamatok vizsgálata lehetőséget ad a túlterheltek és a kiégés kockázatának kitett munkatársak azonosítására is. A túlterhelt személyekre jellemző lehet, hogy a szervezet arányaihoz képest túl sokan kapcsolódnak hozzájuk. Ráadásul a pozíciójukból fakadó kapcsolódásokon kívül a szervezet minden szintjéről keresik őket.
Ennek a jelenségnek a másik oldalát is érdemes megvizsgálni. Kik azok, akik együtt szeretnének működni másokkal, de az együttműködési törekvéseik viszonzatlanok maradnak? Ilyen esetekben egyirányú kapcsolatokat látunk a hálózatban. Ezek a személyek egy darabig motiváltak lehetnek a kapcsolatok fenntartására. Később viszont a viszonzatlan kapcsolatok motiválatlanná és elutasítóvá tehetik őket. Így elveszíthetik a proaktivitásukat és a hatékony munkavégzés iránti lelkesedésüket.
Mikor érdemes az információáramlást és a munkafolyamatokat vizsgálni?
- Olyan-e a kommunikációs struktúra a szervezetben, amilyennek lennie kell?
- A vezetők helytállnak-e vezetői szerepükben az információátadás és a munkafolyamatok menedzselése során?
- Kik vannak túlterhelve a szervezeten vagy csapaton belül?
- Kik azok, akik bizonyos kapcsolatok hiánya miatt nem tudnak elég hatékonyan működni?
- Kik vannak a periférián?
- Kik azok, akik nem kapcsolódtak be a munkafolyamatokba?
- Mennyire hatékony az onboarding folyamatunk?
Tudásmenedzsment
A pandémia okozta változások még jobban megerősítették a tanuló szervezetek alkalmazkodóképességének fontosságát. Ezek a szervezetek tudnak jól alkalmazkodni a változásokhoz. A tanuló szervezetek egyik legfontosabb jellemzője az egyéni és szervezeti szintű tanulási hajlandóság. Emellett a kreativitás és a proaktív hozzáállás is jellemzi őket.
„Szervezeti tanulás az a folyamat, amelynek eredményeként a szervezetben tudás jön létre, ez a tudás elterjesztésre kerül a szervezetben, az beépül a szervezetbe (a szervezeti memóriába) és rögzül, ezáltal a döntésekhez és a konkrét akciók megvalósításához tartósan elérhetővé és felhasználhatóvá válik más szervezeti tagoknak és egységeknek is.” (Bakacsi Gyula: A szervezeti magatartás alapjai)
Kulcsszakértők
Néhány egyszerű kérdés segítségével beazonosíthatjuk azokat a kulcsszakértőket, akiknek elvesztésével jelentős szakértői tudásanyag távozna a szervezetből. Kulcsszakértők azok, akik felépítették a munkahelyi jó gyakorlatokat, és akikhez szakmai kérdésekben fordulnak a kollégák. Ők a szervezeti tudás bázisai.
Miért fontos azonosítani a kulcsszakértőinket?
- Megtartásukra több figyelmet fordíthatunk.
- Közreműködésükkel folyamatosan bővülhet a tudásbázis.
- Támogatják az onboarding folyamatokat és a belső képzési tevékenységünket.
- Szakmai dilemmák vagy kihívások esetén tudjuk, kihez kell fordulni.
Mentorok
A mentorok megfelelő tudással rendelkeznek ahhoz, hogy szakmai kérdésekben hozzájuk forduljanak a kollégák. Tehetségeket mentorálnak és kalauzolnak, hogy elősegítsék a szervezeten belüli tanulási folyamatokat. Proaktív résztvevői a tudásmenedzsmentnek, ezért rájuk építve talentprogramokat is indíthatunk.
Miért fontos azonosítani a mentorokat?
- Kulcsemberek kiesésekor a legközelebbi mentorok tudják továbbadni a tudást.
- Ők támogatják a tudásra éhes, talent típusú kollégákat.
- Képviselik a tudásáramlás fontosságát és szerepét a stratégiában.
- Megtartó erőként szolgálhatnak az újoncok és tehetségek esetében.
Talentek
A kulcsszakértők és a mentorok mellett érdemes a tehetségeinket is megkeresni. A talentek olyan kollégák, akik igénylik és aktívan keresik a tanulási lehetőségeket. Tudják, kikhez fordulhatnak, és folyamatosan hasznosítják az újonnan megszerzett ismereteket.
Miért érdemes azonosítani a talenteket?
- Általuk tudjuk fenntartani a dinamikus tudásmenedzsmentet.
- Hiányuk egy-egy csapatban előre jelezheti a kevésbé hatékony működést.
- Megtartásukra nagyobb energiát tudunk fordítani.
- Proaktivitásuk példát mutathat a kevésbé motivált kollégáknak. Buddy-ként is érdemes őket bevonni.
A szervezeten belüli tudásmenedzsment legfontosabb kérdése, hogy ezeket a szereplőket össze tudjuk-e hangolni. Hiszen az ő együttműködésük jelenti a folyamatos tudásáramlás és tanulás fenntartásának alapját.
A szereplők azonosításával rendszerezni tudjuk és rendelkezésre bocsáthatjuk a szakmai tudást. Emellett könnyebben megszervezhetjük a résztvevők kapcsolódásait. Nyomon követhetjük, hogy a szervezet egészében zajlik-e tudásátadás, vagy vannak gyengébben működő területek és csapatok.
Mikor érdemes a tudásmenedzsmentet hálózatelemzéssel vizsgálni?
- Kik rendelkeznek a legnagyobb tudással?
- Kik hajlandók másokkal megosztani a tudást?
- Kik azok a tehetségek, akik fejlődni akarnak, és aktívan keresik a tanulási lehetőségeket?
Kulcsszereplők: véleményvezérek, potenciális vezetők, szakértők és kulcsemberek
Minden vezető és HR-es fejében él egy kép a szervezetről, annak tagjairól és kapcsolataikról. Ez a kép a személyes sémákból, tapasztalatokból és élményekből ered. Azonban sosem mehetünk teljesen biztosra ezekkel a feltételezésekkel.
A hálózatelemzés lényege, hogy adatok alapján megerősítsük vagy megcáfoljuk ezeket a feltételezéseket. Tényleg úgy működünk, ahogy elképzeljük? Valóban X vagy Y az, akire a legtöbben hallgatnak a cégen belül? Tényleg X vagy Y a legnagyobb információforrás mindenki számára?
Véleményvezérek
A kultúrákat csak belülről kifelé lehet megváltoztatni, a környezetükre legerősebben ható emberek segítségével és bevonásával. Ők azok, akik a kollégák hangulatát és teljesítményét is képesek befolyásolni pusztán a véleményük hangoztatásával. Ők azok, akikre hallgatnak a többiek.
Jó tudni, kik ők, mert bevonásukkal könnyebben végigvihető egy változás a szervezetben. Ugyanakkor az ellenállásuk másokat is elutasítóvá tehet.
Tipp: Ha szeretnénk valamilyen változást bevezetni, érdemes előbb megvizsgálni a véleményvezérek hozzáállását. Ezután az eredmények alapján bevonhatjuk őket a folyamatba. Fókuszcsoportok vagy workshopok sokat segíthetnek abban, hogy magunk mellé állítsuk őket. Ha megértik a változás szükségességét és pozitív hatásait, könnyebben támogathatják a megvalósítást.
Potenciális vezetők és szakértők
Vezetőket és szakértőket a szervezeten kívülről toborozni az egyik legköltségesebb folyamat. Ezért is hasznos, ha látjuk azokat a kollégákat, akikben vezetői vagy szakértői, esetleg mindkét potenciál megvan.
Utódlási szempontból, például családi vállalkozásoknál is hasznos lehet a visszajelzés. Megtudhatjuk, hogy a kiszemelt utód milyen potenciállal bír a szervezet tagjai szerint.
Fontos kiemelni még egyszer az utolsó szavakat: a szervezet tagjai szerint. A hálózatelemzés nagy előnye, hogy mások véleményét gyűjthetjük be. Nem önbevallásos módon nyilatkoznak magukról az emberek.
A vezetői és a szakértői szerep a CX-Ray elemzésében elválik egymástól. Hiszen nem minden jó szakértőből lesz jó vezető. És nem kell szakértőnek lennünk ahhoz, hogy jó vezetők legyünk.
Kulcsemberek
Kulcsember az, akit a szervezet nem akar elveszíteni. Akinél ott a tudás, a szakmai tapasztalat, a szervezet ismerete és a meghatározó vélemény.
Általában a vezetők és a HR hamar beazonosítják az extrovertált, nyitott, hangadó kulcsembereket. A kulcsemberkutatások értéke azonban éppen a csendesebb, szerényebb, de szakmailag kiemelkedő munkatársak felismerésében rejlik.
Ők szűkszavúak lehetnek, mégis sokaknak nyújtanak segítséget. Gyakran az értékükkel és kulcsszerepükkel még maguk sincsenek tisztában.
Erre leginkább a hiányuk mutat rá. Főleg, ha elkéstünk, és egy konkurens cég elcsábította őket.
Összefoglaló – amit a hálózatelemzés gyakorlati használatáról tudni érdemes
- Készítsük fel rá a szervezetet! Az alapos előzetes belső kommunikáció elengedhetetlen egy sikeres hálózatelemzési projekthez.
- Tisztázzuk a felmérés működését! Ez a felmérés eltérhet a megszokottaktól, például nem feltétlenül anonim. Biztosítsuk a kollégákat arról, hogy az eredményeknek pozitív, jövőbe mutató felhasználása várható.
- Ne használjuk teljesítménymérésre! A hálózatelemzés kapcsolatokat, betöltött szerepeket, illetve ezek hiányát vizsgálja.
- Ismerjük meg a szervezet működését! Megmutathatja a szervezeti dinamikát, a kulcsfontosságú szereplőket és a periférián, izoláltan működőket.
- Használjuk fejlesztési célokra! Alapot adhat mentor- vagy talentprogramokhoz, kulcsemberkutatáshoz, változásmenedzsmenthez és utánpótlás-tervezéshez. Emellett segíthet a csapatmunka, az együttműködés, a kommunikáció és az onboarding vizsgálatában.
- Mindig az adott szervezetben értelmezzük az eredményeket! Figyelembe kell venni a szervezet sajátosságait, a csapat feladatait és az adott munkatárs munkakörét.
Ha szeretnél többet megtudni a hálózatelemzésről, keress minket bátran a hello@cx-ray.com email címen!
