Hogyan érdemes nekiállni a teljesítményértékelési rendszer kidolgozásának? Milyen előfeltételei vannak egy jól működő rendszernek? – ezen kérdésekből kiindulva beszélgettünk Dr. Kántor Gyöngyivel, a Sága Foods HR igazgatójával a CX-Ray szakmai webináriumán, ahol számos hasznos szempontot és észrevételt osztott meg a témával kapcsolatban.
A teljesítményértékelési rendszer (TÉR) kialakításának igénye a ‘90-es években érte el Magyarországot, amit elsőként a nagyvállalatok realizáltak. Gyöngyi ebben az időszakban a British American Tobacco (BAT Pécsi Dohánygyár Kft.) HR-eseként vett részt a vállalati TÉR kialakításában, dolgozott a pilot projekteken és a rendszer tesztelésében, bevezetésében, visszamérésében és folyamatos utókövetésében.
Az azóta eltelt 20 évben sok minden változott a HR és a TÉR területén is. A robosztus és statikus rendszerek felől a könnyebben tervezhető és módosítható rendszerek kialakítása felé tolódtak az igények. Az elmúlt egy év során ez különösen megmutatkozott, mikor is a COVID19 okozta gazdasági változások gyors és hatékony alkalmazkodásra kényszerítették szinte az összes vállalatot, arra sakrallva őket, hogy a már meglévő rendszereiket újragondolják. Ez jellemzően a célok újrakalibrálásával járt. Ez az időszak lehetőséget adott arra is, hogy a vállalatok felülbírálják a sok esetben már puszta formalitássá és extra adminisztrációvá avanzsált teljesítményértékelési rendszerüket, az otthoni munkavégzés pedig extra igényt teremtett a jól-kezelhető és valós értékű teljesítménykövetés-és menedzsment iránt.
A teljesítményértékelés szerepe a szervezetben
A TÉR mint folyamatos vezetői feladat (mint a kolléga teljesítményéről adott folyamatos visszajelzés) egyike azoknak a kulcsrendszereknek, amelyek a legnagyobb hatással vannak a munkatársakra. A TÉR-nek pedig mint egységesen működő rendszernek szerepe van a szervezeti kultúra formálásában. Menedzsment oldalról felületet ad az üzleti célok és elvárások kommunikációjára, kiemelkedő hatással bír a munkatársak motivációjára és elkötelezettségére (ezek egy jólműködő TÉR alapkritériumai). Értékes információval szolgálhat a karriertervezéshez, képzések fejlesztéséhez, illetve a bér és juttatás elemekhez is bemenetet nyújthat. A rendszer sarokköveinek kidolgozásával általában a HR-t bízzák meg, amely során ennek a funkciónak rengeteg üzleti szereplővel kell együttműködnie. A HR feladata, hogy nyitottan álljon a szervezetben felmerülő igényekhez, összegyűjtse azokat és egy ezekre szabott rendszert alakítson ki, ezért is a “jó TÉR” minden vállalat számára egyedi.
Vezetők és a HR szerepe a teljesítményértékelésben
A TÉR a vezetőkre épít, számukra ad lehetőséget arra, hogy a jól kalibrált szervezeti célokat, változásokat a rendszer segítségével kommunikálhassák a dolgozóknak és teljesítményükről korrekt visszajelzést adhassanak. A HR ebben a folyamatban tudja támogatni, képezni és inspirálni a vezetőket. Ehhez Gyöngyi szerint “ki kell tenni a problémákat az asztalra”, hogy elindulhasson a közös munka és tervezés. A vezetőktől az elmúlt időszak rengeteg erőforrást követelt meg a magasan elvárt alkalmazkodási reakciók miatt. Ilyenkor a túlzottan adminisztratív és erőforrás igényes rendszerek használata háttérbe szorul és előtérbe kerülhet egy valódi igényekre szabott rendszer léttrehozásának feladata, ami plusz energia lekötése helyett inkább támogatja a vezetők munkáját.
Ahol kevésbé bevonhatóak a vezetők, ott fontos megértetni velük, hogy ez a rendszer valójában az ő vezetői feladatukat támogatja abban, hogy a munkavállalókat többletteljesítményre ösztönözzék.
Azt, hogy hol a van helye a TÉR-nek (Mi a TÉR az adott szervezetben?), azt a tulajdonosi mandátum, felsővezetői stratégia határozza meg. Hogy ez hogyan valósul meg a gyakorlatban, (Hogyan alkalmazzuk? Kik működtetik? Hány szereplős? Meddig terjed? Milyen típusú célokra épít? Milyen kérdésekre ad választ?) az közösen kell, hogy kialakításra és/vagy módosításra kerüljön, a vezetőkkel együtt.
Általában egy jó TÉR célja, hogy jól működő, teljesítő és motivált csapatok működjenek. Ahol ez nem teljesül a szervezetben, ott valóban nehéz végigvinni a szereplőket ezen a folyamaton. Ellenállást okozhat az is, ha nincsenek megfelelően definiálva a folyamatok egy szervezeten belül, nincs kellően kidolgozott vállalati stratégia. Felvetülhet a HR-esben ezek után az a kérdés is, hogy vajon az üzleti stratégia és terv minőségileg megfelelően leképeződnek-e a munkaköri leírásokban; magyarul: rendben vannak-e a munkaköri leírások.
A SáGában a HR munkatársai üzleti partnerségben működnek együtt a vezetőkkel, rendszeresen tartják a kapcsolatot és külső szemmel néznek rá a szervezetre, a szervezeti felépítésre, a munkafolyamatokra és a munkakörök változására is. A munkaköri leírások minőségéért a HR a felelős. A partnerség kereteiben pedig rendszeresen rá-ránéznek a vezetőkkel együtt a munkaköri leírásokra is, és inspirálják vagy felkövetik ezekben a változásokat.
(Természetesen ehhez az alkotó folyamathoz az az alap, hogy a HR-es munkatárs a lehető legjobban ismerje az adott területet, az ott folyó munkát és azt a változást amely az adott területen megvalósul.)
Munkaköri leírás
A munkaköri leírás lényegében egy munkajogi dokumentum, ami felhatalmazza a munkavállalót a feladatai elvégzésére. Fontos, hogy mindig munkakörben gondolkodjuk és ne az adott személy kompetenciái alapján készítsük el, mert az ugyanolyan munkakört betöltő munkatársaknak ugyanazt a munkaköri leírást kell kiadni.
A SáGa Foods Zrt.-nél, a munkaköri leírás az operatív feladatokon felül tartalmazza az eseti feladatokat is, fejlesztési és fejlődési feladatokat vagy projektfeladatokat és vezetők esetén a vezetői és stratégiai feladatokat is. Minden munkaköri leírásban megfogalmazzuk a munkavállalóval szembeni általános elvárásokat, pl. jogszabályok ismerete, betartása, általános magatartási szabályok, élelmiszeripari előírások.
A munkaköri leírás ezeken kívül, a munkakör betöltéséhez szükséges követelményeket is tartalmazza, úgy mint a végzettségek, egyéb ismeretek, munkakör specifikus és általános kompetenciák.
A TÉR kialakításának alappillérei
A teljesítményértékelés kialakításának 3 alappillére, amelyek a rendszer tartalmát meghatározzák:
1. a munkaköri leírások, amik tartalmazzák a munkavállalóval szembeni elvárásokat és kompetenciákat, az adott munkakör követelményeit;
2. az üzleti stratégia, ami az adott időszak mérföldköveinek meghatározása szempontjából fontos;
3. az üzleti terv, ami mentén meghatározhatóak az üzleti mutatószámok, melyekből az egyéni célszámok hohatók létre.
Néhány összefoglaló jótanács HR-esek számára
- Mindenekelőtt érdemes felmérni, milyen céllal szeretnénk új rendszert bevezetni; illetve miért merül fel a régi rendszer megújítása. Fontos, hogy felmérjük a TÉR-rel kapcsolatos igényeket, kommunikáljunk a rendszerről és segítsük a vezetőket a folyamatban.
- Érdemes a vezetők számára akár több módon kommunikálni a TÉR célját, egy one-pager (egyoldalas összefoglaló) készíteni, hogy jobban láthassák, milyen céllal és miért érdemes a munkaköri leírásokat a HR-rel közösen tisztázni vagy akár egy széles körű workshopot tartani, ha erre igény van, akár segédanyagokat és jógyakorlatokat is közzé tenni.
- Ezt követően a 3 alappillér végiggondolásával tölthetjük meg a rendszert tartalommal, végiggondolva azt is, milyen információk hol fognak lecsapódni, pl. képzés-fejlesztés, karriertervezés, extra célprémium- vagy bónuszkifizetések.
- A munkavállalói teljesítményvisszajelzés elősegítése hozhatja meg a motivációra és elköteleződésre irányuló pozitív hatásokat a szervezetben akkor, ha ezeket a reális visszajelzéseket jó vezetők adják.
- A folyamat a “végén” pedig kezdődik előről az egész: az üzleti stratégia és tervezés alapján a HR a vezetőkkel együtt biztosítja a közösen kialakított rendszer folyamatosságát, a többletteljesítmény biztosítását és a kollégák megtartását a szervezetben.
A teljesítményértékelési rendszer nélkülözhetetlen információkat szolgáltat prémiumok elosztásához, visszajelzéshez, egyéni fejlesztési tervekhez és karriertervezéshez. Ezzel szemben egy rossz rendszer konfliktust, helyrehozhatatlan károkat, lemorzsolódást okoz! A CX-Ray eszközével a munkatársakkal közösen egyeztetett célok átláthatóak, mérhetőek, értékelhetőek lesznek. A szervezeti célok a munkavállalók egyéni céljaikká válnak a rendszer használatával. Emellett több HR folyamatot is automatizál, könnyen kezelhető, szakmai riportokat biztosító platformot kínál. Amennyiben kipróbálnád a terméket, írj a hello@cx-ray.com-ra egy emailt, vagy kérj ajánlatot itt!
