Hogyan bontsuk le a szervezeti silókat? Szervezeti hálózatelemzés a gyakorlatban
Egy több ezer főt foglalkoztató nemzetközi szolgáltató vállalat azért fordult a CX-Ray szakértőihez, hogy megvizsgálja a szervezeti egységek közötti együttműködést, az informális kapcsolatok működését és a szervezetben kialakult silókat. A hálózatelemzés nemcsak a feltételezett problémákat igazolta vissza: olyan kulcsembereket és kiaknázatlan lehetőségeket is láthatóvá tett, amelyek a menedzsment számára is meglepetést okoztak.
A feladat
A több ezer munkavállalót foglalkoztató szolgáltató vállalat business unitja egy összetett, több szervezeti egységet magában foglaló rendszerben működik.
A hálózatelemzés elindításakor a vezetőségnek több feltételezése is volt a szervezet működéséről, amelyekre immár nem megérzések, hanem valós adatok alapján szerettek volna választ kapni.
Az egyik legfontosabb kérdés az volt, hogy valóban igaz-e: a szervezet alsóbb szintjein nincs olyan mértékű együttműködés, mint amire a hatékony működéshez szükség lenne.
Ezzel párhuzamosan arra is kíváncsiak voltak, hogy az informális kapcsolatok és kommunikációs csatornák megfelelően működnek-e, és képesek-e részben áthidalni a formális szervezeti struktúrából adódó határokat.
A vizsgálat során egyre hangsúlyosabban merült fel a szervezeti silók lebontásának, valamint az egyes szervezeti egységek közötti együttműködés fejlesztésének igénye is.
A vezetőség így többek között arra keresett választ:
- hol alakultak ki szervezeti silók,
- mely szervezeti egységek között lenne szükség erősebb együttműködésre,
- kik azok az emberek, akik összekötik az egyes közösségeket és szervezeti egységeket,
- hol vannak kihasználatlan információs és tudásforrások,
- kik a szervezet szakértői, mentorai és tehetségei,
- illetve kik azok a munkatársak, akik informális szerepük alapján a jelenleginél összetettebb feladatokra is alkalmasak lehetnek.
A megoldás
A szervezet a CX-Ray Company Hálózatelemzését választotta annak érdekében, hogy láthatóvá tegye a formális szervezeti ábra mögött működő tényleges kapcsolati rendszert.
A hálózatelemzés segítségével nemcsak az együttműködés és az információáramlás mintázatait lehetett feltérképezni, hanem azt is, hogy kik azok a kollégák, akik különböző szervezeti egységeket, közösségeket és informális csoportokat kötnek össze egymással.
A vizsgálat különösen fontos volt azért is, mert a munkavégzés módja az elmúlt években jelentősen megváltozott. A munkatársak egy része rendszeresen home office-ban dolgozik, így azok a természetes kapcsolódási lehetőségek, amelyek korábban az irodai jelenlét során maguktól kialakultak, már nem feltétlenül működnek ugyanúgy.
A vezetőség ezért arra is kíváncsi volt, hogy a megváltozott munkakörnyezet milyen hatással van a kapcsolatokra, az információáramlásra és az egyes munkatársak szervezeten belüli integrációjára.
Az eredmény
A hálózatelemzés több ponton is megerősítette a vezetőség előzetes feltételezéseit, ugyanakkor meglepetéseket is tartogatott.
- A silók egyértelműen kirajzolódtak
Az eredmények alapján jól megfigyelhető volt a szervezeti silósodás. Az egyes szervezeti egységek és informális közösségek között kevesebb kapcsolat működött annál, mint ami az együttműködés szempontjából ideális lett volna. A hálózatelemzés ugyanakkor azt is megmutatta, kik azok az emberek, akik már jelenleg is hídként működnek a különböző közösségek között. Ez azért különösen fontos, mert a silók lebontásának egyik lehetséges eszköze éppen az ilyen összekötő kapcsolatok számának növelése. Minél több munkatárs képes különböző szervezeti egységek, szakmai közösségek vagy informális csoportok között kapcsolatot teremteni, annál könnyebben áramlik az információ a szervezet egészében.
- Kiaknázatlan információforrások
Az információáramlás vizsgálata során megjelentek olyan kollégák is, akik értékes információkkal rendelkeznek, de ezeket nem vagy csak korlátozottan osztják meg saját hálózatukban. Ők jelenleg kiaknázatlan információforrások a szervezet számára. A bennük lévő tudás aktívabb bekapcsolása egyszerre javíthatja az információáramlást, tehermentesítheti a túl gyakran megkeresett kollégákat, és növelheti az egyes csapatok közötti tudásmegosztást.
- Az együttműködés hiánya hatékonysági kockázatot jelent
A vizsgálat olyan területeket is azonosított, ahol az együttműködés hiánya vagy alacsony szintje már hatékonysági kockázatot jelentett. Ezekben az esetekben nem pusztán arról volt szó, hogy bizonyos kollégák ritkábban dolgoznak együtt. A kapcsolatok hiánya olyan pontokon jelent meg, ahol a feladatok és folyamatok alapján szorosabb kooperációra lenne szükség. Az adatok így konkrét alapot adtak annak meghatározásához, hogy mely csapatok és szervezeti egységek között szükséges tudatosan erősíteni az együttműködést.
- Szakértők, mentorok és tehetségek a hálózatban
A hálózatelemzés nagyon jól kirajzolta azt is, hogy a szervezetben nagy számban vannak jelen szakértők, mentorok és tehetségek. Az eredmények alapján láthatóvá vált, hogy mely csapatok rendelkeznek erős belső tudásbázissal, illetve hol lenne szükség további erősítésre. Ez egyben lehetőséget teremt arra is, hogy a szervezet tudatosabban építsen saját belső erőforrásaira: az erősebb csapatoktól és kulcsszereplőktől más területek is tanulhatnak, inspirálódhatnak és jó gyakorlatokat vehetnek át.
- Az elszigetelődött munkatársak integrálása
Külön figyelmet kaptak azok a munkatársak is, akik elszigeteltebb helyzetben vannak a szervezet kapcsolati hálójában. Ennek jelentősége a megváltozott munkavégzési környezet miatt különösen megnőtt. A home office elterjedésével sok olyan spontán találkozási és kapcsolódási pont tűnt el vagy alakult át, amely a korábbi irodai munkavégzés során természetes módon segítette a kapcsolatok kialakulását. A szervezet ezért az eredmények alapján külön programokat is tervez az elszigetelődés csökkentésére és a munkatársak erősebb integrációjára.
- Meglepetések a kulcsemberek között
Talán az egyik legérdekesebb eredményt a kulcsemberek azonosítása hozta. A CX-Ray értelmezésében kulcsembernek azok a kollégák, akik mentorok, véleményvezérek és információforrások is egy személyben. Voltak olyan munkatársak, akiknek a szervezeten belüli jelentőségére a vezetők korábban nem láttak rá. Kiderült, hogy jóval összetettebb szerepet töltenek be a mindennapi működésben, mint amit formális munkakörük alapján kellett volna. Közülük többen a felmérést követően belső projektek vezetésére is lehetőséget kaptak.
Adatok a szervezeti silók mögött
Láthatóvá váltak a szervezeti silók és a hiányzó együttműködések, és az emberek, akik képesek lehetnek hidakat képezni. Az eredmények megmutatták, hol nem megfelelő a működés, illetve, hogy kikre lehet építeni a változás során.
Szeretnél többet tudni a hálózatelemzésről? Írj nekünk a hello@cx-ray.com email címre!
